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  • Microsoft Outlook

Die E-Mail-Flut beherrschen – Der richtige Umgang mit Outlook

Dauer: 1 Tag | Versionen 2010 - 2019 / 365

  • Kursbeschreibung

    Nicht nur in der „Papierwelt“, sondern auch am elektronischen Arbeitsplatz geht es darum, möglichst rationell und effizient zu arbeiten. Übersichtlichkeit, kurze Wege und Zeitersparnis sind das Ziel.

    In diesem Seminar erfahren Sie, wie Sie in Outlook die Voraussetzungen schaffen, um anschließend effizienter zu arbeiten: mit einer durchdachten Ablagestruktur, automatisierten Abläufen für die Zuordnung und Archivierung von E-Mails sowie kurzen Zugriffswegen. Outlook hält alle Möglichkeiten für Sie bereit, man muss sie nur zu nutzen wissen.

    Unser Kurs zeigt Ihnen, wie Sie Ordnung in Ihre E-Mails bringen, damit die aufwändige Suche nach abgelegten E-Mails ein Ende hat. Denn es ist so einfach: E-Mails, mit denen man noch etwas tun will, kommen in Aktionsordner. E-Mails, auf die man aktuell noch zugreifen will, in die Aktuelle Ablage im Persönlichen Postfach. Und E-Mails, die man aufbewahren will oder muss, ins Archiv. In Zukunft hilft Ihnen diese Methode, Ihre E-Mails auf Anhieb zu finden. Sie sparen damit Zeit und sogar Speicherplatz! Und wirken zudem gut organisiert und kompetent.

    Das automatische Einsortieren von eingehenden und ausgehenden E-Mails in die neue Ablagestruktur übernimmt Outlook für Sie mit Hilfe von Regeln. So bleiben Ihnen lästige Routinetätigkeiten erspart. Und zu guter Letzt erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitsmittel - wie beispielsweise häufig benutzte Ordner - schnell zur Hand haben.

    Diese kleine Investition in ein paar Vorarbeiten zahlt sich sehr schnell aus: Sie werden sehen, wie viel weniger Aufwand Sie bei der Arbeit mit E-Mails haben, wenn Sie gut organisiert sind.

  • Kursinhalt
    Einmalige Vorarbeiten - für mehr Effizienz bei Ihrer Arbeit
      • Voraussetzung für Ordnung und Effizienz - Aktuelle Ordner
      • Archivieren und dabei das Postfach entlasten - Archivordner
      • Für E-Mails, die sie nicht sofort erledigen - Aktionsordner
      • Zu Ihrer Sicherheit - Der „Persönliche Papierkorb"
      • Zeit gewinnen mit der automatisierten Ablage - Regeln
      • Vergessen sie bei der Ablage die gesendeten E-Mails nicht!
      • Zugriff auf die wichtigsten Ordner - Verknüpfungen
      • Eine ganz neue Arbeitsweise! - Suchordner „Ungelesene Nachrichten"
    Ausmisten - die große Befreiung
      • Wie miste ich aus, ohne dass es weh tut?
      • Helfen beim Ausmisten: „Gruppieren" und „Sortieren"
      • Gezielt aufräumen mit der Funktion „Suchen"
    Täglich ein leerer Posteingang - mit der richtigen Arbeitsroutine
      • Sie haben Post! - Willkommene Ablenkung oder Stressfaktor?
      • E-Mails abrufen - Wann und wie oft?
      • Lesebereich benutzen oder besser nicht?
      • Was ist wichtig? Was ist dringend? Entscheiden sie selbst!
      • Täglich ein leerer Posteingang - Dank effizienter Posteingangsroutine
      • Sichten, löschen und weg mit Spams!
      • Richtig löschen - der Papierkorb
      • Ich bin der falsche Ansprechpartner - Antworten oder weiterleiten?
      • Umstrittene Lesebestätigung
      • Eine Antwort ist schnell erledigt!
      • Die besten Tipps zum Thema „Antwort"
      • Wie kann man interessante Absender schnell abspeichern?
      • Bibliothek für unterwegs - Der Leseordner
      • Falls sie E-Mails nicht innerhalb von drei Minuten bearbeiten können
      • Wiedervorlage durch Kennzeichnen
      • Wiedervorlage mit „Erledigen"-Ordnern
      • Wedervorlage mit Hilfe von Aufgaben
      • Aufgaben delegieren, Wie und wann?
      • Wiedervorlage mit Hilfe von Terminen
      • Gut durchdacht ablegen
      • Welche E-Mails sollen ausgedruckt werden
    Beim Postausgang alles richtig machen
      • Muss es immer E-Mail sein? - Die Wahl des richtigen Mediums
      • So kommt Ihre E-Mail gut an - Die richtige Adressierung
      • Rasch und richtig adressieren mit Verteilerlisten
      • Wichtig für den Empfänger - Der Betreff
      • Pro Thema eine E-Mail
      • Häufig verwendete Kommentare verwenden - Die Autokorrektur
      • Wichtige Anweisungen auf einen Blick - Die Kennzeichnung
      • Erfolgreiche E-Mails verfassen - Der Ton macht die Musik
      • Die Anrede und der erste Satz - Ihre Türöffner
      • Der E-Mail-Text - die stilvolle Botschaft
      • Wie halten sie es mit Determinationen und Abbreviaturen?
      • Auch eine Art, sich auszudrücken - Smileys
      • Zum guten Schluss - Gruß und Signatur
      • Vcard - die virtuelle Visitenkarte
      • Eine Frage der Ausstattung - das E-Mail-Format
      • Klein- oder Großbuchstaben?
      • Hilft, Fehler zu vermeiden - die Rechtschreibprüfung
      • Mit Vorsicht zu genießen - Versand mit Priorität „hoch"
      • Lese- und Empfangsbestätigung -ja oder nein?
      • Erleichtern die Antwort -Abstimmungsschaltflächen
      • E-Mails versenden - Just in time
      • Nachrichten mit Verfallsdatum
      • Gleichartige E-Mails versenden -Vorlagen
      • Kettenbriefe und Spaß-Mails
      • Alles richtig machen bei Dateianhängen
      • Hilfe - Was tun bei Abwesenheit?
  • Voraussetzungen

    Grundlagen Kenntnisse im Umgang mit Outlook

Seminarzeiten

8 Unterrichtseinheiten á 45 Minuten
jeweils von 09.30 Uhr - 17.00 Uhr oder nach Absprache

Warum wir?

Fünf Gründe, warum ein CSB-Training Ihrem Unternehmen wesentliche Vorteile bringt:

  • Individuell abgestimmte Schulungsinhalte
  • Hochqualifizierte TrainerInnen
  • Günstige Staffelpreise für Inhouse-Schulungen
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